Empresas com 20 ou mais funcionários são obrigadas a realizar o controle de ponto, como previsto no artigo 74 da CLT (Consolidação das Leis de Trabalho), para registrar as horas trabalhadas de cada empregado, informando seus horários de entrada, saída e intervalos. Para auxiliar empresas de pequeno, médio e grande porte a cumprir a legislação, a IOB, que une Inteligência em legislação e Tecnologia avançada para resolver os desafios de contadores e de empresas de todos os portes, desenvolveu o IOB Ponto, sistema que garante facilidade e confiabilidade no controle de ponto e gestão de absenteísmo.
“A ferramenta oferece transparência tanto para colaboradores quanto para as empresas, além de proporcionar uma redução em até 40% do tempo gasto para o fechamento da folha. Há também uma redução de 30% nos custos com controle de ponto e de horas extras. Esses ganhos ocorrem pelo fato de o sistema diminuir significativamente a burocracia e processos manuais no controle de ponto e disponibilizar informações em tempo real, com a automação do processamento de dados e cálculos que antes eram feitos manualmente”, explica Osvaldo Meneghel, diretor de Produto da IOB.
Esse controle é fundamental tanto ao colaborador quanto ao RH da empresa. Por meio do registro digital de entrada e saída do trabalho, ambos podem acompanhar o desempenho, consultar horas extras, horas faltantes, afastamentos, dias trabalhados, abonos e demais atividades, possibilitando um fechamento assertivo da folha de pagamento. Desse modo, o controle da folha de ponto – que é uma atividade obrigatória do RH, possibilita evitar problemas trabalhistas e a sobrecarga de trabalho.
Cada empresa pode escolher o modelo de registro de ponto a ser adotado. Se, ao escolher esse modelo, o objetivo da empresa for potencializar a produtividade dos colaboradores, ao mesmo tempo em que reduz operações manuais, o ponto eletrônico é a escolha mais vantajosa. Isso porque, com um sistema de registro tecnológico e inteligente, como o IOB Ponto, o RH pode dedicar energia a atividades mais estratégicas, enquanto o software gerencia todo o registro de horas trabalhadas em um dashboard interativo que permite à equipe de recursos humanos acompanhar horas trabalhadas e absenteísmo em todas as áreas da empresa em poucos cliques.
Além disso, o sistema eletrônico possibilita uma maior flexibilidade no controle de ponto. Um tablet ou celular pode substituir o relógio de ponto físico e tem o mesmo princípio. a empresa disponibiliza o equipamento, que fica em local compartilhado (fixo numa parede ou suporte) e o funcionário bate o ponto via reconhecimento facial. O controle de ponto também pode ser feito pelo próprio smartphone do colaborador, através do aplicativo ou com acesso ao sistema via web.
É uma solução que atende a diferentes modelos de trabalho, visto que permite aos colaboradores o registro de pontos no lugar de onde estiverem. Isto tem grande utilidade, por exemplo, para controlar horas trabalhadas de equipes que atuam fora da sede da empresa ou em atividades de campo, além de atender a empresas que têm várias unidades espalhadas pelo país.
Outro ponto positivo é construir uma comunicação aberta e transparente, ao manter colaboradores e gestores informados sobre suas atividades. Em caso de afastamento, por exemplo, o próprio colaborador comunica o fato e digitaliza o documento.
Veja outras vantagens ao optar pelo ponto eletrônico:
Otimização do controle de jornada de trabalho
Com o IOB Ponto, é possível controlar diferentes indicadores de forma ágil e muito simplificada, em um único dashboard:
1. Controle sobre tudo: é possível acompanhar todas as informações de colaboradores, como marcações de ponto, atrasos, faltas, horas faltantes, horas extras, absenteísmo, entre outras;
2. Gestão de solicitações: permite receber justificativas de horas com a possibilidade de incluir anexos, como também atestados para abonos de faltas e afastamento;
3. Alertas para gestores: envio de notificações por e-mail em tempo real quando alguém da equipe atrasa, sai mais cedo ou faz hora extra;
4. Informações analíticas: dashboards com visão completa da operação de controle de ponto e jornada de trabalho, como horas excedentes por departamento, solicitações pendentes e mais.
5. Inteligência Artificial: o sistema faz uma foto automática no momento do ponto, capturada somente ao identificar um rosto salvo no sistema.
Redução de erros
A tecnologia fornece indicadores e faz o envio de alertas para ajudar na gestão do time reduzindo erros. A longo prazo, a acumulação de horas extras ou atrasos pode gerar problemas à empresa e ao colaborador. Com um software atualizado diariamente, é possível visualizar esse tipo de atividade e atuar para mitigar problemas e corrigir rotas.
Conformidade com as leis trabalhistas
O sistema de gestão deve funcionar conforme a legislação. O IOB Ponto, além de seguir a todas as portarias do Ministério do Trabalho.
“Com a atualização diária, o software garante uma segurança jurídica para as empresas, com todas as atividades registradas e comprovadas, em que qualquer necessidade de ajuste na jornada de trabalho do colaborador é rapidamente visualizada e acertada, possibilitando um tempo de ação hábil ao RH”, pontua Osvaldo Meneghel.
Controle Anti-fraude
O colaborador pode bater o ponto via QR code, ligação de telefone, aplicativo ou pelo site. Com controle anti-fraude, o software garante a segurança das informações com armazenamento de dados na nuvem, além de recursos avançados de verificação que sinalizam no sistema o horário, a geolocalização e a selfie do colaborador, no momento do ponto. Por fim, há o registro offline do ponto, quanto é possível bater mesmo sem internet e, posteriormente, os dados são enviados para o sistema quando conectados novamente.
“Com tecnologia de última geração, desenvolvemos uma ferramenta que prioriza a gestão humanizada, com foco no bem-estar do colaborador, além de apoiar o desempenho dos negócios, proporcionando o suporte necessário para tomadas de decisões assertivas de empresas de todos os portes”, finaliza Osvaldo Meneghel, diretor de Produto da IOB.
IOB I Tecnologia e Inteligência
A IOB une inteligência em legislação e tecnologia avançada para resolver os desafios de contadores e de empresas de todos os portes. Referência nas áreas fiscal, contábil, tributária, trabalhista, previdenciária e jurídica, é reconhecida pela confiança de suas informações regulatórias aliada às soluções tecnológicas, inteligentes e humanizadas para cada cliente.
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DANIELA FREITAS DE OLIVEIRA
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