A colaboração é parte intrínseca do trabalho humano. Em conjunto, é possível chegar a resultados que seriam impossíveis de se fazer sozinho. O trabalho em equipe permite a divisão de tarefas, a multiplicação das potencialidades e a discussão de ideias para se fazer mais e melhor, principalmente quando os recursos são escassos.
A flexibilização do trabalho e as novas demandas do mercado de trabalho alteraram bastante a forma de trabalhar em equipe, porém. Embora a colaboração siga sendo imprescindível para alcançar os resultados, a forma com que ela é aplicada já não é mais a mesma de tempos atrás. Isso acontece tanto por conta do trabalho a distância quanto por conta da complexidade e do tamanho das equipes.
O que são as ferramentas de colaboração?
Para tanto, ferramentas e plataformas têm auxiliado na execução das tarefas coletivas, mesmo a distância. As chamadas ferramentas de colaboração são geralmente softwares ou apps que oferecem recursos como chat, compartilhamento de arquivos, chamadas para teleconferência, entre outras facilidades. Em comum, são acessíveis de praticamente qualquer dispositivo.
Além de possibilitarem a troca de informações em um ambiente comum, de maneira integrada, muitas ferramentas possuem recursos que ajudam na organização e na produtividade. O Trello, por exemplo, é uma ferramenta que permite a visualização fácil de tarefas a serem desempenhadas, através de listas e cartões dispostos em quadros, como post-its.
Acesso integrado na nuvem, à disposição de todos
Tanto essa como outras ferramentas disponibilizam suas funções na nuvem, facilitando o acesso, que pode ser feito de qualquer lugar e por qualquer pessoa. Para os cargos de gestão, auxiliam na coordenação das equipes e no gerenciamento das tarefas. Além do mais, mantêm todos engajados na mesma tarefa, ajudando na comunicação e na motivação das equipes.
Auxiliam na distribuição de tarefas, com os devidos prazos
Softwares como o Asana permitem a criação de tarefas, a atribuição delas para as pessoas da equipe e um acompanhamento preciso, com status, prazos e níveis de prioridade. A integração com o Gmail e o Dropbox, por exemplo, deixa tudo que é preciso acessível em um só lugar, sem a necessidade de alternar entre as ferramentas.
Outra ferramenta que integra vários apps em um mesmo lugar é o Google Workspace. O próprio Gmail integra essa plataforma, que possui, além deste, o Google Meet, Google Chat, além de Sheets, Docs, Slides e Forms. O Drive, a Agenda e o Keep são ferramentas que auxiliam imensamente na produtividade e na organização das tarefas.
Este último, por exemplo, permite a adição de lembretes, imagens e até mesmo notas de voz, que podem ser compartilhadas entre a equipe de trabalho. E o melhor é que, assim como os outros recursos do Google Workspace, ficam na nuvem e podem ser acessados em desktops, no tablet ou também no smartphone.
O benefício no uso das ferramentas de colaboração
As ferramentas de colaboração fazem com que todos os envolvidos nos projetos fiquem cientes de cada etapa, agilizando as tomadas de decisões, que também se tornam mais assertivas. A interação mais apurada e o trabalho simultâneo permite trocas de informações mais certeiras e velozes, aumentando a produtividade.
Além disso, a comunicação torna-se mais enxuta e eficaz – algo que falta em muitas equipes e é a causa de muitos problemas. Uma comunicação melhor e uma divisão mais acertada de tarefas trazem, além do ganho em produção, equipes mais motivadas. Isso tudo se alcança devido ao senso de pertencimento que as ferramentas de colaboração são capazes de proporcionar.
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ANDRE LUCIO ELOI DE SOUZA FILHO
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